ISO 30301

Consulenza ISO 30301: Sistemi di gestione per i documenti - Requisiti

Lo standard ISO 30301 riguarda: Sistemi di gestione per i documenti - Requisiti. La nostra consulenza aiuta le organizzazioni a costruire un sistema di lavoro mantenibile, basato su processi chiari e misurabili. È un approccio utile per chi cerca long tail come consulenza ISO 30301, implementazione ISO 30301 e supporto alla certificazione, con l’obiettivo di aumentare affidabilità e ridurre rischi operativi.

Contesto: ambito Information Management, categoria Sistema di gestione, riferimento ISO 2019.

Non siamo un ente certificatore: svolgiamo attività di consulenza e affiancamento. L’audit e l’eventuale rilascio della certificazione competono a un organismo accreditato.

Obiettivo e vantaggi per l’organizzazione

Obiettivo: Gestire documenti e registrazioni in modo controllato, garantendo integrità, disponibilità e conformità.

La ISO 30301 definisce requisiti per un management system for records che consente di governare ciclo di vita, classificazione, conservazione e accesso ai documenti. È applicabile a organizzazioni pubbliche e private e supporta compliance, audit e continuità operativa, riducendo rischi legati a perdita di evidenze, inefficienze e contenziosi. La certificazione dimostra che processi, ruoli e controlli sono strutturati e misurabili, facilitando anche progetti di digitalizzazione e gestione di archivi ibridi.

Benefici principali: Migliore compliance e tracciabilità, riduzione tempi di ricerca, minori rischi legali, maggiore efficienza documentale

Requisiti chiave: cosa mettiamo a terra in consulenza

Politiche e responsabilità records, classificazione e retention, controllo accessi e integrità, gestione digitalizzazione, audit e miglioramento

Per records/document management, il valore è controllo e reperibilità: classificazione, conservazione, accessi, versioning e audit trail. In consulenza colleghiamo esigenze operative e compliance (privacy, contratti, qualità) con processi e responsabilità chiare.

Metodo di lavoro: gap analysis, roadmap e messa a regime

Il progetto parte da una gap analysis: analizziamo processi, ruoli e strumenti esistenti, identificando priorità e criticità. Definiamo una roadmap con owner e tempi, poi lavoriamo sull’implementazione: procedure essenziali, criteri di controllo, modelli di registrazione e KPI. L’obiettivo è evitare documentazione “di facciata” e costruire evidenze reali, generate dall’operatività.

Durante la messa a regime affianchiamo le persone: formazione mirata, chiarimento delle responsabilità e revisione periodica dei dati. Un sistema funziona quando il team sa applicarlo e quando i risultati sono misurabili.

Audit interno e preparazione alla verifica

Se l’obiettivo è la certificazione, ti supportiamo fino alla preparazione dell’audit: audit interno, verifica evidenze, formazione del team e simulazioni. L’obiettivo è arrivare all’organismo accreditato con processi applicati e coerenti, riducendo tempi e non conformità.

Consolidiamo il sistema con audit interni e riesami: verifichiamo coerenza tra quanto definito e quanto eseguito, e rafforziamo la gestione delle non conformità e delle azioni correttive. Questo riduce sorprese e rende più fluida anche la gestione delle sorveglianze nel tempo.

Il percorso è particolarmente indicato per: PA, enti regolati, aziende con audit frequenti, finanza, sanità. In consulenza adattiamo requisiti e strumenti alla realtà operativa, evitando soluzioni preconfezionate.

Risultato: consulenza orientata a sostenibilità e risultati

Il risultato è un sistema che supporta qualità e affidabilità: processi controllati, evidenze coerenti e miglioramento continuo. Se cerchi una consulenza ISO 30301 che non si limiti a consegnare documenti ma che costruisca metodo e competenze interne, questo è il percorso più efficace.

Tempi, risorse e gestione del cambiamento

I tempi dipendono dalla complessità del servizio e dalla maturità dei processi. In consulenza definiamo un piano realistico e sostenibile, distribuendo le attività per evitare impatti sull’operatività. Il focus è la gestione del cambiamento: chiarire perché si adotta lo standard, quali vantaggi porta e come misurare l’avanzamento con indicatori semplici ma significativi.

Quando l’esigenza è accelerare (ad esempio per richieste cliente o audit imminenti), concentriamo gli sforzi sui processi critici e sulle evidenze, stabilizzando poi il sistema con routine e riesami periodici.

Domande frequenti sulla consulenza ISO 30301

Quanto serve documentare? Dipende dal contesto, ma il criterio è sempre lo stesso: documentare ciò che serve per dimostrare controllo e rendere i processi replicabili. Meglio pochi documenti usati davvero, che molti documenti ignorati.

Come si mantiene il sistema? Lavoriamo su ruoli, KPI e routine (audit interni, riesami, azioni correttive) perché il sistema resti vivo e non diventi un’attività una tantum.