Se organizzi eventi in modo professionale, prima o poi un cliente corporate ti chiede di rendicontare le emissioni del convegno annuale, oppure trovi nei capitolati pubblici la richiesta di prove documentali sulla sostenibilità dell'organizzatore. La ISO 20121 è la norma internazionale che fornisce il sistema di gestione per rendere gli eventi sostenibili in modo strutturato, documentato e verificabile da terze parti. In questa guida ti accompagno attraverso origini, requisiti, applicazioni pratiche e processo di certificazione di uno standard destinato a diventare sempre più rilevante nel settore degli eventi professionali.
Cos'è ISO 20121 e da dove nasce (Londra 2012)
La ISO 20121 — Event sustainability management systems — Requirements with guidance for use — è stata pubblicata nel giugno 2012, poche settimane prima dei Giochi Olimpici di Londra. La sua origine diretta è lo standard britannico BS 8901:2009, sviluppato per preparare l'industria eventi britannica all'appuntamento olimpico con un sistema di gestione verificabile.
Le Olimpiadi di Londra 2012 furono i primi Giochi organizzati con un sistema di gestione della sostenibilità certificato: dal cibo servito agli atleti (target documentati di riduzione degli sprechi alimentari) alla gestione dei rifiuti negli stadi, dalla mobilità alla gestione delle strutture temporanee. Ogni aspetto fu mappato, gestito e rendicontato secondo un sistema documentato. Da quell'esperienza nacque la spinta per trasformare lo standard britannico in norma internazionale ISO.
La norma adotta la High Level Structure (HLS), lo schema comune a tutte le norme ISO di sistema di gestione (ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001): chi già gestisce uno di questi sistemi troverà familiare la logica e la terminologia, e l'integrazione sarà relativamente fluida.
Requisiti principali: supply chain sostenibile, legacy positiva
Come tutte le norme ISO HLS, la ISO 20121 segue il ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act). I requisiti principali si articolano nelle sezioni 4–10 della norma.
Contesto (Sezione 4): l'organizzazione deve comprendere il contesto interno ed esterno, identificare le parti interessate rilevanti — sponsor, partecipanti, fornitori, comunità locale, autorità — e le loro aspettative, e definire l'ambito del sistema di gestione. Una specificità della ISO 20121 rispetto ad altre norme ISO è l'enfasi sui principi di sviluppo sostenibile: inclusione, integrità, stewardship delle risorse, e la supply chain engagement — il coinvolgimento attivo dei fornitori nella catena di sostenibilità dell'evento.
Leadership (Sezione 5): il top management deve definire una politica di sostenibilità esplicita, documentata e comunicata verso l'interno e verso le parti interessate esterne, garantendo le risorse necessarie.
Pianificazione (Sezione 6): si identificano rischi e opportunità legati alla sostenibilità, si definiscono obiettivi misurabili con responsabilità, risorse, tempi e indicatori di monitoraggio. La norma richiede di considerare esplicitamente le tre dimensioni della sostenibilità — ambientale, sociale ed economica — in modo integrato.
Supply chain e legacy (Sezione 7): un elemento chiave è la gestione della catena di fornitura: l'organizzazione deve definire criteri di selezione sostenibili per i fornitori e verificarne il rispetto, estendendo il perimetro della sostenibilità oltre i propri confini organizzativi. La legacy positiva per il territorio — economica, culturale, ambientale — è un concetto esplicito che la norma chiede di pianificare e monitorare.
Valutazione e miglioramento (Sezioni 9–10): monitoraggio e misurazione degli indicatori di sostenibilità, audit interno, riesame della direzione. La rendicontazione post-evento è fondamentale: solo misurando le prestazioni effettive è possibile migliorare sistematicamente di edizione in edizione.
A chi serve: organizzatori eventi, fiere, congressi, location
La ISO 20121 è progettata per qualunque organizzazione coinvolta nell'industria degli eventi, indipendentemente da dimensione, tipologia e localizzazione geografica.
- PCO (Professional Conference Organizers): aziende che gestiscono congressi, conferenze, meeting aziendali. La certificazione è una leva commerciale per differenziarsi e rispondere alle crescenti richieste ESG dei clienti corporate.
- Fiere ed esposizioni: i grandi quartieri fieristici producono impatti rilevanti — allestimenti temporanei, trasporti, consumo energetico, rifiuti degli stand. La ISO 20121 fornisce il framework per mappare e ridurre questi impatti sistematicamente.
- Festival musicali e culturali: già sensibili al tema per il pubblico che li popola, la certificazione struttura e verifica impegni spesso già assunti spontaneamente.
- Location per eventi: centri congressi, hotel con sale meeting, auditorium certificati ISO 20121 offrono ai propri clienti un'infrastruttura già impostata per supportare i loro obiettivi di sostenibilità.
- Fornitori di servizi: catering, allestitori, agenzie di trasporto, società di produzione audiovisiva possono adottare la norma per dimostrare ai clienti il proprio approccio sostenibile.
La norma può essere applicata a un singolo evento (utile per grandi manifestazioni ad alta visibilità) oppure all'organizzazione nel suo complesso (più efficiente per chi organizza eventi in modo continuativo e professionale).
Implementazione pratica: dalla politica agli indicatori
La dimensione ambientale è la più intuitiva: emissioni GHG (la mobilità dei partecipanti è spesso la voce più rilevante), gestione dei rifiuti con target di riciclo, consumo energetico della location, eliminazione delle plastiche monouso, impatto sul territorio. Per un evento di 500 persone, le emissioni legate ai viaggi dei partecipanti rappresentano tipicamente il 70–80% del totale: ignorarle significa ignorare il dato più importante.
La dimensione sociale è spesso sottovalutata ma centrale nella norma: accessibilità per persone con disabilità, coinvolgimento dei fornitori locali (privilegiare l'economia del territorio), gestione dei disturbi sulla comunità ospitante (rumore, traffico), condizioni di lavoro di allestitori e tecnici, verifica della filiera etica per i materiali di allestimento.
Sul fronte pratico, le organizzazioni che si certificano scoprono che il valore maggiore non è il certificato in sé, ma il processo di misurazione sistematica che la norma impone. Sapere quante tonnellate di CO₂eq produce un evento, quanti kg di rifiuti per partecipante, quale percentuale del budget va a fornitori locali: questi dati diventano una risorsa strategica per migliorare e per comunicare in modo credibile con sponsor e clienti.
Grazie alla struttura HLS comune, la ISO 20121 si integra naturalmente con la ISO 14001. Le emissioni degli eventi alimentano la rendicontazione Scope 1, 2 e 3 secondo ISO 14064 e i requisiti CSRD/ESRS. Gli indicatori sociali si allineano agli obiettivi S del framework ESG, e la governance del sistema supporta la dimensione G.
Casi studio italiani e internazionali
A livello internazionale, il caso fondante rimane le Olimpiadi di Londra 2012. Festival come Glastonbury (UK) e Roskilde (Danimarca) hanno sistemi di gestione della sostenibilità allineati alla norma da anni, con rendicontazioni pubbliche dettagliate su rifiuti, energia, mobilità e impatto sulla comunità locale.
In Italia, diversi grandi quartieri fieristici hanno adottato la ISO 20121 per rispondere alle richieste degli espositori internazionali con policy ESG strutturate. Nel segmento congressuale medicoscientifico, l'adozione è cresciuta anche per rispondere ai requisiti di provider ECM che chiedono rendicontazione dell'impatto ambientale degli eventi formativi.
I vantaggi concreti che emergono dall'esperienza pratica:
- Riduzione degli sprechi: l'ottimizzazione del catering (food waste reduction) e degli allestimenti (riuso vs acquisto) spesso ripaga i costi di implementazione del sistema nel primo anno.
- Accesso a bandi: capitolati per eventi istituzionali richiedono o premiano la ISO 20121 in modo crescente. In UK, Paesi Bassi e Scandinavia è già frequente nei GPP (Green Public Procurement).
- Comunicazione credibile: la certificazione da terza parte riduce il rischio di accuse di greenwashing rispetto alle semplici dichiarazioni di sostenibilità non verificate.
FAQ
È possibile certificare un singolo evento?
Sì. La norma prevede sia la certificazione di un singolo evento (utile per grandi manifestazioni come Olimpiadi, summit internazionali, fiere specifiche) sia quella dell'organizzazione nel suo complesso. La seconda è più efficiente per chi organizza eventi in modo continuativo.
Chi certifica la ISO 20121 in Italia?
Organismi di certificazione accreditati da Accredia secondo ISO/IEC 17021-1: Bureau Veritas, SGS, TÜV, DNV, Certiquality e altri. Scegli un ente con esperienza specifica nel settore eventi.
Quanto tempo richiede la certificazione?
Con un sistema ISO 14001 già in essere: 6–12 mesi. Partendo da zero: 12–18 mesi.
La ISO 20121 misura le emissioni dell'evento?
La norma richiede di monitorare indicatori di performance ambientale, ma non specifica il metodo di calcolo GHG. Per una carbon footprint dell'evento verificata serve la ISO 14064. Le due norme sono complementari e spesso implementate insieme.
Esiste un collegamento con i criteri ESG e la CSRD?
Sì. La ISO 20121 produce dati — emissioni, rifiuti, fornitori locali, accessibilità — direttamente utilizzabili nella rendicontazione ESG e nella CSRD/ESRS. Per aziende con gli eventi come attività rilevante, la certificazione supporta concretamente la disclosure ambientale e sociale richiesta dagli standard ESRS.