Gestire un progetto in modo professionale significa molto di più che rispettare scadenze e budget. Significa avere un framework metodologico coerente, un linguaggio comune con tutti gli stakeholder e un sistema di governance che garantisca decisioni consapevoli a tutti i livelli. Gli standard ISO per il project management — la famiglia 21502, 21503 e 21505 — offrono esattamente questo: un riferimento internazionale, neutro rispetto ai fornitori, applicabile in qualsiasi settore. Ti spiego cosa sono, come si relazionano tra loro e perché meritano attenzione anche se hai già il PMP o il PRINCE2.
ISO 21502: quando il project management diventa standard internazionale
La ISO 21502:2020 — Project, programme and portfolio management — Guidance on project management — è il riferimento centrale della famiglia ISO per il project management. Ha sostituito la precedente ISO 21500:2012, con una maggiore enfasi sull'adattabilità al contesto e un approccio orientato alle pratiche piuttosto che ai processi.
La ISO 21502 non prescrive una metodologia specifica. Definisce cosa dovrebbe fare un buon sistema di project management, lasciando all'organizzazione la libertà di scegliere come farlo. È utile come riferimento per chi vuole costruire un proprio approccio metodologico interno, o per chi opera in contesti con metodologie diverse e ha bisogno di un linguaggio comune.
La norma si struttura attorno a cinque temi che attraversano l'intero ciclo di vita di un progetto: pratiche preprogettuali (business case, fattibilità, autorizzazione — quante volte hai visto progetti partire senza un business case solido?); pratiche di avvio (nomina del PM, definizione dello scope, identificazione degli stakeholder); pratiche di controllo (scope, tempo, costi, qualità, risorse, comunicazioni, rischi, approvvigionamenti); gestione delle informazioni (lezioni apprese, reportistica, documentazione); chiusura (trasferimento dei deliverable, raccolta delle lezioni apprese — merita attenzione vera, non un adempimento burocratico).
Governance dei progetti: ruoli, decisioni, gate review
La governance dei progetti è uno degli anelli più deboli nella pratica del project management. Quante volte hai visto un progetto andare fuori controllo perché non c'era una struttura di supervisione adeguata, o perché chi aveva l'autorità di prendere decisioni difficili non era coinvolto?
La ISO 21505:2017 si rivolge ai governing bodies (consigli di amministrazione, comitati esecutivi, steering committee) che supervisionano progetti e programmi. Definisce quattro principi fondamentali:
- Allineamento strategico: i progetti devono rimanere allineati con la strategia organizzativa anche quando le condizioni cambiano.
- Supervisione: i governing bodies devono ricevere informazioni accurate e avere la capacità di intervenire quando necessario.
- Autorità e accountability: chi decide cosa? Chi risponde di cosa? La governance risponde a queste domande prima che sorgano i problemi.
- Gestione del rischio a livello di portfolio: il rischio va considerato non solo sul singolo progetto, ma sull'intero portfolio di iniziative.
Le gate review sono uno degli strumenti operativi della governance: punti di decisione formali in cui il governing body valuta se il progetto può procedere, deve essere ridefinito o deve essere fermato. Strutturarle con criteri chiari, documentazione adeguata e partecipazione delle persone giuste è uno dei contributi più concreti della ISO 21505.
ISO 21502 vs PMBOK vs PRINCE2: cosa cambia
| Aspetto | ISO 21502 | PMI/PMBOK | PRINCE2 |
|---|---|---|---|
| Natura | Standard internazionale ISO | Framework metodologico | Metodologia strutturata |
| Prescrittività | Principi e pratiche, non processi rigidi | Processi e aree di conoscenza | Processi, temi e principi prescrittivi |
| Certificazione personale | No (è una norma di sistema) | Sì (PMP, PMI-ACP, ecc.) | Sì (Foundation, Practitioner) |
| Certificazione organizzativa | Sì (tramite enti terzi) | No | No (esiste l'accreditamento P3M3) |
| Riconoscimento internazionale | Globale (standard ISO) | Globale (forte in USA e Asia) | Forte in UK ed Europa |
Gli standard ISO e i framework come PMBOK o PRINCE2 non sono in competizione: possono coesistere e integrarsi. La ISO 21502 può servire come riferimento normativo per un'organizzazione che adotta PRINCE2 come metodologia operativa, o per validare che un approccio agile interno soddisfi i principi fondamentali del project management. Per chi partecipa a gare pubbliche internazionali, avere un sistema basato su standard ISO è un vantaggio competitivo: lo standard è neutro, riconosciuto globalmente e non legato a nessun fornitore o associazione professionale.
Gestione del portfolio (ISO 21504) e dei programmi (ISO 21503)
La ISO 21502 gestisce il singolo progetto, ma molte organizzazioni ne gestiscono decine in parallelo. Qui entrano in gioco le altre norme della famiglia.
La ISO 21503:2017 si occupa del programme management: la gestione coordinata di un insieme di progetti correlati per conseguire benefici che non potrebbero essere ottenuti gestendoli separatamente. Un programma ha un orizzonte temporale più lungo e gestisce benefici che emergono nel tempo. Pensa alla trasformazione digitale di un'azienda manifatturiera: comprende implementazione di ERP, digitalizzazione della produzione, formazione del personale, ridisegno dei processi. Ognuno è un progetto; insieme, coordinati verso un obiettivo strategico, formano un programma. La competenza più distintiva del programme manager è la gestione dei benefici: identificarli, misurarli e garantirne la realizzazione nel tempo.
La ISO 21504:2015 si occupa di portfolio management: la gestione del portfolio di progetti e programmi nel suo insieme. Risponde a domande strategiche: quali iniziative avviare, quali sospendere, come bilanciare risorse e rischi sull'intero set di progetti. È il livello più vicino al top management e quello dove le decisioni hanno l'impatto strategico maggiore.
PM certificato: le competenze richieste da ISO 21502
La ISO 21502 descrive con precisione le competenze che un project manager dovrebbe padroneggiare, articolate su tre livelli.
Competenze tecniche di project management: pianificazione, scheduling, gestione dei costi, dei rischi, della qualità, degli approvvigionamenti. Sono le competenze "di mestiere", verificate nelle certificazioni PMP, PRINCE2 Practitioner e simili.
Competenze di leadership e gestione delle persone: comunicazione, negoziazione, gestione dei conflitti, stakeholder management. La ISO 21502 le enfatizza più esplicitamente rispetto alla precedente ISO 21500.
Competenze di contesto organizzativo: capire il business, il settore, la strategia dell'organizzazione. Un project manager che gestisce i propri progetti in isolamento dal business non può prendere le decisioni giuste quando il contesto cambia.
Per le organizzazioni che vogliono sviluppare una funzione di project management matura, la ISO 21502 è un ottimo riferimento per definire i profili di competenza, strutturare i percorsi di formazione e valutare le prestazioni dei PM. Il PMO (Project Management Office), se presente, dovrebbe padroneggiare l'intera famiglia di standard.
FAQ
La ISO 21502 sostituisce completamente la ISO 21500?
Sì. La ISO 21502:2020 ha ufficialmente sostituito la ISO 21500:2012. Le differenze principali riguardano una maggiore enfasi sull'adattabilità al contesto e una struttura più orientata alle pratiche che ai processi.
Posso certificare la mia organizzazione ISO 21502?
La ISO 21502 è una norma di guidance, non una norma di requisiti certificabile nel senso classico. Non esiste uno schema di certificazione ISO 21502 paragonabile alla ISO 9001 per le organizzazioni.
Gli standard ISO per il project management sono compatibili con l'agile?
Assolutamente sì. La ISO 21502 è esplicitamente neutrale rispetto all'approccio metodologico: si applica a progetti gestiti con approcci predittivi, adattativi (agile) o ibridi.
Quanto tempo ci vuole per allineare il proprio sistema di project management alla ISO 21502?
Dipende dalla maturità del sistema esistente. Per un'organizzazione con processi già strutturati, può essere sufficiente una gap analysis e qualche revisione documentale. Per chi parte da zero, il percorso è più lungo e richiede investimento in formazione e change management.
Chi dovrebbe conoscere questi standard in azienda?
I project manager e programme manager sono i fruitori principali della ISO 21502 e 21503. I dirigenti e i membri dei comitati di supervisione dovrebbero conoscere la ISO 21505. Il PMO dovrebbe padroneggiare l'intera famiglia di standard e fungere da centro di competenza per la loro applicazione.